Поки триває опрацювання, перевірка та формування повного переліку книжкової продукції, що була подана для участі у програмі Поповнення фондів публічних бібліотек, команда Інституту вважає за необхідне прокомунікувати типові питання, які з’являються у громадськості стосовно програми. Зокрема, питання про стислі терміни для прийому заявок.

Прийом заявок тривав з 9 по 19 жовтня 2018 року в приміщенні офісу Українського інституту книги, що знаходиться за адресою вул. Лаврська, 9, корп. 20, Київ.

Стислі терміни для прийому заявок були зумовлені кількома обставинами. Зокрема, оскільки цього року Інститут вперше відповідає за цю програму, було необхідно виконати затвердження нормативних документів, що закінчилось лише у жовтні: Порядку використання коштів (Постанова Кабінету Міністрів України № 622 від 11 липня 2018 р., набрав чинності 23 серпня 2018 р.) та Порядку відбору книжкової продукції (Затверджений наказом Мінкультури від 10 вересня 2018 року № 797, зареєстрований в Міністерстві юстиції 27 вересня 2018 року за  № 1110/32562, опублікований і набрав чинності 16 жовтня 2018).

Крім затвердження нормативних документів, команда Інституту склала детальний таймінг проекту, який враховував два головні моменти: необхідність провести прозорі та ефективні закупівлі згідно з законодавством та використати бюджетні кошти до кінця 2018 року - оплата за книжки має бути здійснена в поточному році, але лише після доставки їх до бібліотек.

Враховуючи ці моменти і були визначені стислі терміни для подачі документів. Адже крім обробки та перевірки заявок, роботи експертів, засідання Експертної ради та затвердження фінального переліку пропозицій Кабінетом Міністрів України, великою частиною роботи є логістика доставки книжок до бібліотек та оформлення великої кількості бухгалтерських і фінансових документів.

Наголошуємо, що головною метою програми була і залишається прозора закупівля книжок до публічних бібліотек України. Книжок, що не лише мають актуальну тематику, але й сприяють розвитку української мови, інтеграції у світовий літературний та культурний процес, мають належний рівень видавничої підготовки і якість виготовлення, придатну до інтенсивного використання в належних умовах.