Ми зібрали найважливіші запитання про переговорну процедуру, а наші експерти з бібліотечних закупівель відповіли на них. 

1. Що таке переговорна процедура?

Переговорна процедура — це один із обов’язкових етапів виконання програми Поповнення фондів публічних бібліотек, передбачений Законом “Про публічні закупівлі”.

Український інститут книги може здійснювати придбання книжкової продукції у видавця, книжкова продукція якого була включена до відібраного переліку тільки шляхом застосування переговорної процедури закупівлі. А застосування переговорної процедури закупівлі можливе лише за умови підтвердження наявності у цього видавця виключних майнових прав інтелектуальної власності на твір. Про те, що таке виключні майнові права і чому вони потрібні, ми писали раніше тут.

2. Як відбувається переговорна процедура?

Її проходять усі 92 видавці, книжки яких пройшли відбір і потрапили у перелік продукції, рекомендованої до закупівлі. Завдяки переговорній процедурі ми можемо провести закупівлі у стислі терміни. Детально про те, чому для закупівлі обрана саме переговорна процедура, ми писали тут.

На переговорній процедурі Тендерний комітет має можливість перевірити документи (авторські угоди), які були подані на відбір: авторські угоди звіряють з оригіналом у разі сумнівів щодо окремої позиції. Крім того, видавці мають підтвердити свою спроможність поставити заявлену кількість книг і підтвердити ціни, по яких він готовий їх реалізувати.

Крім того, переговорна процедура обмежена певним графіком, адже інформація про результати переговорів та повідомлення про намір укласти договір мають бути оприлюднені в системі електронних закупівель “Прозорро” у той самий день, коли відбулася процедура.

Протягом 10 днів хтось може оскаржити рішення про намір укласти договір. І лише після цього, тобто не раніше ніж через 10 днів і не пізніше ніж через 20 днів після публікації такого рішення, Інститут має право укласти з видавцем договір про закупівлю книжкової продукції.

3. Моменти, які можуть бути обговорені під час переговорної процедури:

а) Завищення цін.

Якщо фахівці Інституту встановлять, що ціна одного примірника книги вища за ту, яка опублікована у відкритих джерелах (власний сайт або інтернет-магазини), або дорівнює роздрібній ціні видавця, то це привід не здійснювати закупівлю по завищеній ціні. У такому випадку Тендерний комітет пропонує видавцеві знизити ціну, і у випадку відмови видавця має право відмовитися від закупівлі. Ціна завжди має бути менша від найнижчої у відкритих джерелах, тому що обсяги книг, які закуповує Інститут, можна визначати як надгуртові, тож держава має право розраховувати на найнижчу можливу ціну.

б) Проблеми з документами

Якщо у членів тендерного комітету виникає сумнів у дотриманні видавцем певної книжкової продукції зі списку вимог законодавства про авторські і суміжні права, Тендерний комітет звіряє надані копії авторських угод з оригіналами авторських угод.

Найчастіше трапляється, що назва твору в авторській угоді (угоді з перекладачем) не збігається із назвою, вказаною на книжці. У такому випадку видавці пишуть додатково листи, якими засвідчують, що твір, на який укладена угода, виданий у друкованій книжці саме з такою назвою.

в) Відхилення від графіку переговорної процедури.

Програма Поповнення фондів публічних бібліотек має критичне обмеження в часі, адже усі етапи мають бути завершені до 20 грудня — саме у цей день Інститут книги має отримати від видавців повний пакет документів (видаткові накладні з мокрими печатками), який засвідчить факт передачі книжок до бібліотек. Лише після цього можуть здійснюватись фінансові розрахунки з видавцями.

4. Чому не можна затримувати жоден із етапів, зокрема переговорну процедуру?

Одразу після переговорної процедури тендерний комітет публікує потрібні документи на “Прозорро”, зокрема повідомлення про намір укласти договір (ви можете знайти тендери Українського інституту книги на “Прозорро” тут), і від цього моменту має пройти 10 календарних днів перед початком договірної процедури. Щойно договір підписаний, видавець може відправляти книжки до бібліотек.

Терміни реалізації всіх етапів програми розписані так, щоб Український інститут книги зміг вчасно провести всі переговори і вчасно підписати договори, щоб, своєю чергою, видавці могли вчасно доставити книжки до бібліотек.

Будь-яка затримка з документами, оприлюдненням інформації або укладенням договору може призвести до того, що фінальний пакет документів надійде до УІК пізніше за 20 грудня. Оскільки всі бюджетні кошти мають бути використані (перераховані видавцям за поставлені ними книги) до завершення 2018 року, важливо встигнути опрацювати всі надані видавцями документи і подати платіжні доручення до органу Казначейства.

5. Чи буде оприлюднено інформацію про книжки, які з певних причин не пройшли переговорну процедуру?

УІК оприлюднить інформацію про книжки, кількість яких було зменшено за результатами переговорної процедури, оскільки видавці з низки причин не можуть поставити раніше заявлену кількість примірників. Крім того, буде повідомлено про суму зекономлених коштів (у результаті зниження ціни під час переговорів та зменшення кількості книг), а також про книжки, яким було відмовлено у закупівлі під час переговорної процедури.

6. Що станеться з грошима, які зекономили під час переговорної процедури?

Гроші, які лишаються невикористаними внаслідок "економії", автоматично повертаються  до державного бюджету по закінченні бюджетного року.